Поговорили на встрече, разошлись — и через три недели выясняется, что никто ничего не сделал. Один помнит, что решили отложить. Другой — что запускаем. Третий не уверен, что вообще был на этой встрече. У каждого в голове своя версия того, о чём договорились.
Сейчас появилась запись онлайн-встреч. Это удобно, но наличие записи не означает, что каждый участник одинаково понял решение и взял свою часть работы. Проверять это всё равно приходится людям.
Чувство против записи
На встрече легко разойтись в понимании решения. Например, разработчик услышал, что сроки пока прикидочные. Юрист — что без его согласования ничего не поедет. Менеджер — что уже запускаемся. Это условный пример: участники слышали один разговор, а действовать собираются по-разному.
Общая запись помогает увидеть такое расхождение. Её можно открыть, перечитать, сослаться на конкретный пункт. Но совпадение текста ещё надо проверить с теми, кому выполнять договорённости.
Поэтому перед завершением встречи полезно сверить решения, ответственных и сроки. После встречи — прислать этот же текст участникам, чтобы к нему можно было вернуться.
Казалось бы, это лечится техникой
У нас в компании завели бота: встреча закончилась, и всем участникам прилетает расшифровка, ключевые тезисы и следующие шаги. Если у вас такого нет — не спешите завидовать. Штука удобная, я сам радовался: конспектировать больше не надо, к записи можно вернуться за формулировкой или контекстом спора. Только договорённости, по моим наблюдениям, стали теряться чаще, чем до бота. Ловушка подлая: раз всё пишется само, люди перестали вести протокол — те самые человеческие итоги с фамилиями. Ответственность тихо переехала на бота, тот её не то чтобы принял.
Потому что бот делает не всё. Первая дыра: он не знает, кто исполнитель. Следующие шаги он выписывает честно: «оценить сроки», «согласовать с юристами». А фамилию поставит, только если её вслух назвали на встрече. Не назвали — задача остаётся ничьей: это жанр, в котором все участники уверены, что делает кто-то другой. Думаю, это со временем допилят разработчики. Как и напоминания тем, кому поручили.
Есть ещё одна проблема, на мой взгляд, более важная: расшифровки почти никто не читает. Когда полдня во встречах, к вечеру в боте лежит пять таких сообщений, а в плохой день — десять. Перечитывать их некогда ровно потому, что день ушёл на встречи. Идеальный протокол, который никто не открыл, работает так же, как его отсутствие. Пригодится потом, в споре «кто что обещал», — но дело за это время не сдвинется.
Минутки: решение, фамилия, дата
Поэтому минутки — краткие итоги встречи — никуда не делись. От расшифровки они отличаются тремя вещами.
Первое — решение вместо пересказа: «запускаемся 15 декабря», а не «обсудили сроки запуска». Расшифровка фиксирует процесс разговора, минутки — его результат.
Второе — фамилия. «Нужно проверить» оставляет вопрос: кто именно проверит? У каждой задачи должен быть человек, с которым её обсудили на встрече.
Третье — срок. Дата позволяет договориться, когда нужен результат. Если действие зависит от события, вместо даты можно назвать однозначное условие, при котором его выполняют.
И все три помещаются в одно сообщение. Короткую запись проще просмотреть и найти в ней свою задачу. Обычно протокол считается принятым без отдельных подтверждений. Решения, задачи и сроки лучше сверить до конца встречи, а если в записи есть ошибка — поправить её в ответном сообщении.
Условный пример минуток.
Решение: перед запуском формы заявок проверить, куда попадают заявки с ошибкой.
Ответственный за проверку: аналитик команды. До 12 декабря — описать результат проверки и список ошибок.
Ответственный за исправления: разработчик команды. До 13 декабря — исправить найденные ошибки.
Проверка понимания может выглядеть так:
Разработчик: «Поправка: до 13 декабря дам оценку сроков, сами ошибки к этому времени ещё не исправлю».
После этой поправки в минутках должно остаться именно обещание оценки, без обязательства исправить ошибки к 13 декабря.
Пустой шаблон для своей встречи:
Задача и ожидаемый результат: …
Ответственный: …
Срок: …
Чаще всего фамилия — моя
Честно про побочный эффект: так получается, что чаще всего фамилия в таких итогах — моя. Но запись сама по себе не делает её автора ответственным за все бесхозные задачи. Если исполнителя нет, это нужно обсудить, а не молча вписать себя или другого человека.
Ещё важна дисциплина. Писать итоги стоит после встреч, на которых приняли решения. Чтобы это не зависело от одного человека, можно в начале встречи договориться, кто запишет итоги, а в конце вместе проверить запись.
Бот при этом остался в деле — конспектирование он снял. А дальше с этим пока приходится работать кожаным людям.
Минутки пишутся минут пять, а иногда экономят целую встречу — ту самую, где все с удивлением смотрят друг на друга и вспоминают, о чём договорились в прошлый раз.
